Niemand weiß, wo ein Antrag steht
Status verteilt über Excel-Listen, E-Mail-Postfächer und Köpfe. Die Frage „Ist der Antrag raus?“ kostet jedes Mal eine Rückfrage-Runde.
Workflow für Träger
Antragsverwaltung für Bildungsträger.
Alle Anträge in einer Pipeline — vom Upload bis zur Bewilligung. Wer arbeitet woran, was ist überfällig, was ist bewilligt. Schluss mit dem Status-Rätselraten in Excel und E-Mail.
- Verarbeitung in der EU
- DSGVO-konform
- Kein neues Passwort
- In 15 Min startklar
bewillo.de/pipeline
Erfassung3
In Prüfung5
Signatur2
Bewilligt8
Sammelantrag · Logistik GmbHWird geprüft von A. Brandt
18 Anträge aktiv · Aktivitätsprotokoll aktiv · CRM synchron
Der Antrag ist nur die halbe Arbeit — den Überblick zu behalten ist die andere.
Fristen rutschen durch
Der Verwendungsnachweis ist binnen drei Monaten fällig — ohne zentrale Übersicht fällt eine überfällige Maßnahme erst auf, wenn es zu spät ist.
Doppelarbeit im Team
Zwei Mitarbeitende bearbeiten unbemerkt denselben Antrag. Ohne sichtbare Zuständigkeit kollidiert die Arbeit oder bleibt liegen.
Beim Audit beginnt die Suche
Wer hat wann was erstellt, eingereicht und unterschrieben? Bei der AZAV-Re-Zertifizierung wird die Historie mühsam zusammengetragen.
Eine Pipeline für alles
Sehen Sie, wo jeder Antrag steht
Klicken Sie sich durch die drei Sichten, die Trägern den Überblick zurückgeben: die Phasen-Pipeline, die Team-Zuweisung und das Aktivitätsprotokoll.
Alle Anträge nach Phase — von „Erfassung“ bis „Bewilligt“.
Pipeline nach Phase
Erfassung3
In Prüfung5
Signatur2
Bewilligt8
Jeder Antrag liegt in genau einer Phase — der Überblick ist immer aktuell.
Verwaltung, die das Team entlastet
Pipeline-Übersicht nach Phase
Alle Anträge auf einen Blick — sortiert nach Bearbeitungsphase von der Erfassung bis zur Bewilligung. Was läuft, was wartet, was ist abgeschlossen.
- Jeder Antrag mit Live-Status aus dem Verarbeitungs-Workflow
- Bewilligungsstatus pro Antrag nachtragen (bewilligt / abgelehnt / teilbewilligt)
- Gescheiterte Verarbeitungen sichtbar markiert statt stillschweigend liegengeblieben
Team-Zuweisung & Live-Bearbeitungs-Indikator
Anträge lassen sich Mitarbeitenden zuweisen und „in Prüfung“ claimen. Ein Bearbeitungs-Indikator zeigt für rund zehn Minuten, wer gerade an einem Antrag arbeitet.
- Antrag einer Person zuweisen — Zuständigkeit ist immer sichtbar
- „Wird geprüft von …“-Indikator mit kurzer Laufzeit verhindert Doppelarbeit
- Eigene Anträge filtern statt durch die ganze Liste scrollen
CRM-Sync mit HubSpot
Anträge sind mit HubSpot-Deals verknüpft; Kontakte und Deal-Status bleiben synchron. Die Architektur folgt einem Adapter-Pattern und ist für weitere CRM-Systeme vorbereitet.
- Deal- und Kontakt-Sync über die HubSpot-Anbindung (OAuth)
- Keine doppelte Datenpflege zwischen CRM und Antragssystem
- Adapter-Architektur — ohne CRM läuft Bewillo eigenständig weiter
Lückenloses Aktivitätsprotokoll
Jeder Verarbeitungsschritt erzeugt ein nachvollziehbares Ereignis. In-App-Benachrichtigungen informieren über Status, Uploads und fertige Begründungstexte.
- Wer / was / wann je Antrag — als durchgängiges Protokoll
- Benachrichtigungen zu Status, Uploads und fertigen Texten
- Beim Audit liegt die Historie vor, statt rekonstruiert zu werden
Datenschutz
DSGVO-konforme Datenverwaltung
Sensible Beschäftigtendaten gehören geschützt — vom verschlüsselten Speichern bis zu den Betroffenenrechten. Antragsdaten in Frankfurt, KI aus Frankfurt; einzelne Dienste über US-Anbieter mit AVV, SCCs und DPF.
Ablehnungen sichtbar machen & auswertenDSGVO-konforme Datenverwaltung- Sensible Beschäftigtendaten wie die Sozialversicherungsnummer werden verschlüsselt gespeichert.
- DSGVO-Werkzeuge für Auskunft, Löschung, Berichtigung und Verarbeitungseinschränkung.
- Jeder Datenzugriff wird protokolliert — nachvollziehbar, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
- Komplettes Antragspaket als ZIP, Status- und Analytics-Daten als CSV exportierbar.
SV-Nummer verschlüsseltKI-Verarbeitung in der EU
BeispielrechnungBeispieldarstellung, kein Kundenwert
Was zentrale Verwaltung statt manueller Arbeit aufs Jahr bringt
Die folgenden Werte sind eine Beispielrechnung aus dem manuellen Aufwand pro Antrag, Ihrem Antragsvolumen und den üblichen Personalkosten — kein gemessener Kundenwert.
0,0 Std.
rechnerische Zeitersparnis pro Monat über alle Anträge hinweg
€ 0 /Monat
rechnerische Ersparnis bei den Personalkosten pro Monat
€ 0 /Jahr
rechnerische Ersparnis bei den Personalkosten pro Jahr
Häufige Fragen
- Was unterscheidet Antragsverwaltung von einer Teilnehmerverwaltung?
- Bewillo verwaltet den Workflow rund um den Antrag — Status, Zuständigkeit, Fristen und Nachweise von der Erfassung bis zur Bewilligung. Es ist kein Lernmanagement- oder Teilnehmerverwaltungssystem, sondern die Pipeline für das AZAV-Antragswesen.
- Wie behält das Team den Überblick über alle Anträge?
- Die Pipeline-Übersicht zeigt jeden Antrag nach Bearbeitungsphase. Anträge lassen sich Mitarbeitenden zuweisen und „in Prüfung“ claimen; ein Bearbeitungs-Indikator zeigt für rund zehn Minuten, wer gerade an einem Antrag arbeitet — so entsteht keine Doppelarbeit.
- Synchronisiert Bewillo mit unserem CRM?
- Bewillo bietet eine HubSpot-Anbindung mit Deal- und Kontakt-Sync (OAuth). Die Integration folgt einem Adapter-Pattern und ist für weitere CRM-Systeme vorbereitet; aktuell ist HubSpot das einzige angebundene System. Ohne CRM läuft Bewillo eigenständig weiter.
- Reicht Bewillo die Anträge automatisch bei der Agentur für Arbeit ein?
- Nein. Bewillo erzeugt die einreichungsfertigen Dokumente, verfolgt den Status und dokumentiert die Bearbeitung — die Einreichung bei der Agentur für Arbeit bleibt bewusst beim Träger. Eine direkte Schnittstelle zur BA gibt es nicht.
- Ist die Verwaltung von Teilnehmerdaten DSGVO-konform?
- Sensible Daten wie die Sozialversicherungsnummer werden verschlüsselt gespeichert. Es gibt Werkzeuge für Auskunft, Löschung, Berichtigung und Verarbeitungseinschränkung, und jeder Datenzugriff wird protokolliert. Eine externe DSGVO-Zertifizierung ist das nicht — es sind DSGVO-Werkzeuge.
- Ist Bewillo beim AZAV-Audit eine Hilfe?
- Jeder Verarbeitungsschritt landet im Aktivitätsprotokoll: wer hat wann welchen Antrag erstellt, eingereicht und unterschrieben. Bei der Re-Zertifizierung liegt die Historie vor, statt aus E-Mails und Ordnern rekonstruiert zu werden. Das ist auditfest dokumentiert — nicht „auditfest zertifiziert“.
- Was passiert mit unseren Daten, wenn wir Bewillo wieder verlassen?
- Alle Daten lassen sich exportieren: signierte Dokumente als ZIP, Status- und Analytics-Daten als CSV. Es gibt keine Mindestlaufzeit-Falle — der Einstiegstarif mit 10 Teilnehmern ist dauerhaft kostenlos, nicht nur ein Test.
- Was kostet Bewillo?
- Einstieg ist mit 10 Teilnehmern dauerhaft kostenlos. Darüber: Basis (50 Teilnehmer/Monat), Profi (200/Monat) und Trägerverbund (1.000/Monat); für größere Verbünde gibt es Enterprise. Abgerechnet wird volumenbasiert nach Teilnehmerzahl — alle Tarife enthalten den vollen Funktionsumfang.
Warum Träger Bewillo testen
Bewillo ist neu — wir setzen auf belegbare Fakten statt erfundener Referenzen. Die Stat-Werte sind eine Beispielrechnung, kein gemessener Kundenwert.
0,0 Std.
Zeitersparnis pro Monat (Beispielrechnung)
€ 0
rechnerische Ersparnis pro Jahr (Beispielrechnung)
€ 0
rechnerische Ersparnis pro Monat (Beispielrechnung)
- DSGVO-konform
- PII vor KI-Verarbeitung entfernt
- AZAV-spezifisch
- KI-Verarbeitung in der EU
Weiterführende Themen
Alle Anträge an einem Ort.
Kostenlos starten, ohne neues Passwort — 10 Teilnehmer dauerhaft frei. Anmeldung mit Ihrem Microsoft- oder Google-Geschäftskonto.