Bildungsgutschein einlösen als Träger.
Was die Agentur für Arbeit vom Träger erwartet — und wie Bewillo Antrag, Unterschriften und Nachweise an einem Ort bündelt.
- Verarbeitung in der EU
- DSGVO-konform
- Kein neues Passwort
- In 15 Min startklar
Aydin, Selma
Fachkraft Lagerlogistik
Hoffmann, Lars
Geprüfte/r IT-Anwender:in
Novak, Petra
Buchhaltung kompakt
Yilmaz, Deniz
Fachkraft Lagerlogistik
So lösen Träger einen Bildungsgutschein ein und rechnen ab
Von der Annahme des Gutscheins bis zum Verwendungsnachweis — der Ablauf nach § 81 SGB III, aus Sicht des AZAV-zugelassenen Trägers.
- 1Schritt 1 · Gutschein annehmen
Gültigkeit und Maßnahmenbezug prüfen
Beim Erstkontakt prüfen Sie, ob der Bildungsgutschein noch gültig ist und ob Ihre Maßnahme zum Bildungsziel passt. Der Gutschein benennt Bildungsziel, Förderzeitraum und den geografischen Geltungsbereich.
- Gültigkeitszeitraum und Bildungsziel des Gutscheins abgleichen
- Geltungsbereich (regionale Reichweite) der Förderung beachten
- Eignung der Person für die Maßnahme im Beratungsgespräch klären
- 2Schritt 2 · Zulassung
Zulassung und KURSNET-Eintrag nachweisen
Eingelöst werden kann ein Bildungsgutschein nur für eine AZAV-zugelassene Maßnahme, die über KURSNET buchbar ist. Träger und Maßnahme müssen die Zulassung belegen können.
- AZAV-Zulassung des Trägers für die Maßnahmeart
- Maßnahmenzulassung und buchbarer KURSNET-Eintrag
- Bezeichnung, Stundenumfang und Abschluss der Maßnahme
- 3Schritt 3 · Anmeldung & Meldung
Person einschreiben und Annahme melden
Sie schreiben die Person in die Maßnahme ein und melden der zuständigen Agentur für Arbeit, dass der Gutschein eingelöst wurde. Stammdaten und Maßnahmenbezug der Teilnehmerin oder des Teilnehmers werden dabei erfasst.
- Persönliche Stammdaten je Person erfassen (Name, Anschrift, Maßnahmenbezug)
- Einschreibung in die zugelassene Maßnahme dokumentieren
- Annahme/Einlösung des Gutscheins gegenüber der Agentur melden
- 4Schritt 4 · Unterschriften
Erklärungen und Unterschriften einholen
Für die Förderung werden Unterschriften und Einverständniserklärungen der teilnehmenden Person benötigt. Bei mehreren Personen wiederholt sich dieser Schritt für jede Einzelne.
- Einverständnis- und Datenschutzerklärung der teilnehmenden Person
- Unterschriften der Person — und, wo erforderlich, des Trägers
- Vollständigkeit der unterschriebenen Unterlagen je Person sicherstellen
- 5Schritt 5 · Abrechnung & Nachweis
Abrechnen und Verwendungsnachweis vormerken
Die Maßnahme rechnen Sie nach den Vorgaben der Agentur für Arbeit ab. Nach Abschluss bleibt nur ein enges Zeitfenster für den Verwendungsnachweis — über mehrere Teilnehmer hinweg ist diese Frist von Hand kaum lückenlos nachzuhalten.
- Abrechnung der Lehrgangskosten nach den Vorgaben der Agentur für Arbeit
- Teilnahme- und Abschlussnachweise je Person zusammenstellen
- Verwendungsnachweis innerhalb der Drei-Monats-Frist nach Maßnahmeende
Dies ist förderrechtliches Domänenwissen. Welche Unterlagen und welcher Weg im Einzelnen verlangt werden, richtet sich nach den Vorgaben Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit — die Entscheidung über die Förderung trifft die Agentur für Arbeit.
Anträge, Nachweise und Status — gebündelt.
Beim Einlösen vieler Gutscheine verteilen sich Stammdaten, Nachweise und Bearbeitungsstand schnell über Ordner und Tabellen. Bewillo hält je Antrag alles zusammen — und macht den Stand fürs ganze Team sichtbar.
- Statt Gutscheine, Nachweise und Status über Ordner und Tabellen zu verteilen, bleibt je Antrag alles zusammen — und der Bearbeitungsstand ist für das Team sichtbar.
- Nachweise je Teilnehmer sind zentral abgelegt und auditierbar; das fertige Antragspaket gibt es als ZIP, Status- und Auswertungsdaten als CSV.
- Die Einreichung und Abrechnung bei der Agentur für Arbeit nehmen Sie wie gewohnt selbst vor — Bewillo bündelt und verfolgt, reicht aber nicht ein.
Jeder Gutschein in einer Pipeline
Eine Pipeline-Übersicht zeigt alle Anträge nach Phase — von der Erfassung bis zur Bewilligung. Anträge lassen sich Mitarbeitenden zuweisen und mit Bewilligungsstatus versehen, sodass das Team sieht, wer woran arbeitet.
Nachweise zentral je Teilnehmer
Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Qualifikations- und Teilnahmenachweise werden je Teilnehmer hochgeladen und verwaltet — auditierbar an einem Ort. Bewillo speichert und verwaltet die Nachweise; eine automatische inhaltliche Prüfung der Dokumente findet nicht statt.
Komplettpaket als ZIP
Alle signierten Dokumente eines Antrags lassen sich mit einem Klick als ZIP herunterladen, nach Teilnehmer organisiert. Status- und Auswertungsdaten exportieren Sie als CSV — für die Abrechnung und die eigenen Unterlagen.
Häufige Fragen zum Einlösen als Träger
- Was bedeutet es, einen Bildungsgutschein als Träger einzulösen?
- Einlösen heißt: Sie nehmen als AZAV-zugelassener Träger einen gültigen Bildungsgutschein an, schreiben die Person in eine zugelassene, über KURSNET buchbare Maßnahme ein und melden der zuständigen Agentur für Arbeit, dass der Gutschein eingelöst wurde. Die Förderentscheidung selbst trifft die Agentur für Arbeit.
- Welche Voraussetzungen muss die Maßnahme erfüllen?
- Ein Bildungsgutschein kann nur für eine AZAV-zugelassene Maßnahme eingelöst werden, die über KURSNET buchbar ist. Außerdem müssen Bildungsziel, Förderzeitraum und der im Gutschein genannte Geltungsbereich zur Maßnahme passen. Dies ist förderrechtliches Domänenwissen — maßgeblich sind die Angaben auf dem Gutschein und die Vorgaben Ihrer Agentur für Arbeit.
- Wie rechnet ein Träger die Maßnahme ab?
- Die Lehrgangskosten rechnen Sie nach den Vorgaben der zuständigen Agentur für Arbeit ab. Nach Abschluss der Maßnahme ist in der Regel innerhalb von drei Monaten ein Verwendungsnachweis zu erbringen. Welche Unterlagen im Einzelnen verlangt werden und auf welchem Weg abzurechnen ist, klären Sie mit Ihrer Agentur für Arbeit.
- Reicht oder rechnet Bewillo bei der Agentur für Arbeit ein?
- Nein. Bewillo erzeugt die einreichungsfertigen Dokumente, bündelt die Nachweise und verfolgt den Status — die Einreichung und die Abrechnung bei der Agentur für Arbeit bleiben bewusst beim Träger. Eine direkte Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit gibt es nicht.
- Wo verwalte ich die Nachweise je Teilnehmer?
- In Bewillo lassen sich Nachweise je Teilnehmer zentral hochladen und verwalten — etwa Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Qualifikations- und Teilnahmenachweise. Die Dokumente sind an einem Ort abgelegt und auditierbar. Bewillo speichert und verwaltet die Nachweise; eine automatische inhaltliche Prüfung oder Erkennung der Dokumente findet nicht statt.
- Bekomme ich die Unterlagen gebündelt zur Abrechnung?
- Ja. Alle signierten Dokumente eines Antrags lassen sich mit einem Klick als ZIP herunterladen, nach Teilnehmer organisiert. Zusätzlich exportieren Sie Status- und Auswertungsdaten als CSV — für die Abrechnung gegenüber der Agentur für Arbeit und Ihre eigenen Unterlagen.
- Wie unterschreiben die Teilnehmenden?
- Jede teilnehmende Person unterschreibt die nötigen Erklärungen ohne eigenes Login per persönlichem Link. Der unterschriebene Stand wird je Person nachgehalten, sodass Sie sehen, wo Unterschriften noch fehlen, bevor Sie abrechnen.
- Wo werden die Teilnehmerdaten verarbeitet?
- Antrags- und Teilnehmerdaten werden in Frankfurt verarbeitet; einzelne Dienste (z. B. Authentifizierung, E-Mail-Versand) laufen über US-Anbieter mit AVV, SCCs und DPF. Bewillo ist DSGVO-konform aufgebaut. Personenbezogene Daten dienen ausschließlich der Antragsaufbereitung. Details unter /datenschutz.
Gutscheine einlösen, ohne den Überblick zu verlieren.
Kostenlos starten, ohne neues Passwort — 10 Teilnehmer dauerhaft frei. Anmeldung mit Ihrem Microsoft- oder Google-Geschäftskonto.