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Leitfaden für AZAV-Träger

Bildungsgutschein als Bildungsträger
einlösen und abrechnen

Gutschein und Zulassung werden vor der Einschreibung geprüft. Danach dokumentierst du Unterschriften und Nachweise je Person. Einreichung und Abrechnung bleiben beim Bildungsträger.

Der Ablauf

Fünf Prüfpunkte führen vom Gutschein zur abrechenbaren Maßnahme

Jeder Schritt ergänzt die Nachweiskette. Die Überschriften zeigen, was vor dem nächsten Schritt geklärt sein muss.

01

Gutschein annehmen

Gültigkeit und Maßnahmenbezug prüfen

Beim Erstkontakt prüfst du, ob der Bildungsgutschein noch gültig ist und ob deine Maßnahme zum Bildungsziel passt. Der Gutschein benennt Bildungsziel, Förderzeitraum und den geografischen Geltungsbereich.

  • Gültigkeitszeitraum und Bildungsziel des Gutscheins abgleichen
  • Geltungsbereich (regionale Reichweite) der Förderung beachten
  • Eignung der Person für die Maßnahme im Beratungsgespräch klären
QuelleBA: Bildungsgutschein

02

Zulassung

Zulassung der Weiterbildung nachweisen

Einlösen kannst du einen Bildungsgutschein nur für eine zugelassene Weiterbildung bei einem zugelassenen Bildungsträger. Träger und Maßnahme müssen die Zulassung belegen können.

  • AZAV-Zulassung des Trägers für die Maßnahmeart
  • Zulassung der Weiterbildung und des Bildungsträgers
  • Bezeichnung, Stundenumfang und Abschluss der Maßnahme
QuelleBA: BildungsgutscheinBA: Akkreditierung und Zulassung

03

Anmeldung & Meldung

Person einschreiben und Annahme melden

Du schreibst die Person in die Maßnahme ein und meldest der zuständigen Agentur für Arbeit, dass der Gutschein eingelöst wurde. Dabei erfasst du Stammdaten und Maßnahmenbezug der Teilnehmerin oder des Teilnehmers.

  • Persönliche Stammdaten je Person erfassen (Name, Anschrift, Maßnahmenbezug)
  • Einschreibung in die zugelassene Maßnahme dokumentieren
  • Annahme/Einlösung des Gutscheins gegenüber der Agentur melden
QuelleBA: Bildungsgutschein

04

Unterschriften

Erklärungen und Unterschriften einholen

Für die Förderung brauchst du Unterschriften und Einverständniserklärungen der teilnehmenden Person. Bei mehreren Personen wiederholt sich dieser Schritt für jede Einzelne.

  • Einverständnis- und Datenschutzerklärung der teilnehmenden Person
  • Unterschriften der Person und, wo erforderlich, des Trägers
  • Vollständigkeit der unterschriebenen Unterlagen je Person sicherstellen

05

Abrechnung & Nachweis

Abrechnen und Verwendungsnachweis vormerken

Die Maßnahme rechnest du nach den Vorgaben der zuständigen Agentur für Arbeit ab. Welche Nachweise, Fristen und Wege in deinem Fall gelten, klärst du mit deiner lokalen Ansprechperson.

  • Abrechnung der Lehrgangskosten nach den Vorgaben der Agentur für Arbeit
  • Teilnahme- und Abschlussnachweise je Person zusammenstellen
  • Fristen und Einreichungsweg mit der zuständigen Agentur klären
QuelleBA: Bildungsgutschein

Welche Unterlagen, Fristen und Einreichungswege im Einzelfall gelten, klärst du mit deiner zuständigen Agentur für Arbeit. Die Förderentscheidung trifft die Agentur für Arbeit.

Bewillo im Ablauf

Bewillo bündelt Gutschein, Nachweise und Status je Person

Dein Team sieht, welche Unterlagen vorliegen, wo eine Unterschrift fehlt und welcher Antrag als Nächstes bearbeitet wird.

Teilnehmermappe im QCG-Ablauf ansehen
bewillo.de

Jeder Gutschein in einer Pipeline

Eine Pipeline-Übersicht zeigt alle Anträge nach Phase, von der Erfassung bis zur Bewilligung. Du weist Anträge Mitarbeitenden zu und versiehst sie mit Bewilligungsstatus. So sieht dein Team, wer woran arbeitet.

Nachweise zentral je Teilnehmer

Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Qualifikations- und Teilnahmenachweise lädst du je Teilnehmer hoch und verwaltest sie gesammelt und auditierbar. Bewillo speichert und verwaltet die Nachweise; eine automatische inhaltliche Prüfung der Dokumente findet nicht statt.

Komplettpaket als ZIP

Alle signierten Dokumente eines Antrags lädst du mit einem Klick als ZIP herunter, nach Teilnehmern organisiert. Status- und Auswertungsdaten exportierst du als CSV für die Abrechnung und deine eigenen Unterlagen.

Verantwortung

Einreichung und Abrechnung bleiben bei deinem Bildungsträger

Bewillo bereitet Unterlagen auf, bündelt Nachweise und zeigt den Bearbeitungsstand. Es reicht keine Anträge bei der Bundesagentur für Arbeit ein und rechnet keine Maßnahmen ab.

Häufige Fragen zur Einlösung durch Bildungsträger

Was bedeutet es, einen Bildungsgutschein als Träger einzulösen?
Einlösen heißt: Du nimmst als zugelassener Bildungsträger einen gültigen Bildungsgutschein an, schreibst die Person in eine zugelassene Weiterbildung ein und meldest der zuständigen Agentur für Arbeit, dass der Gutschein eingelöst wurde. Die Förderentscheidung selbst trifft die Agentur für Arbeit.
QuelleBA: BildungsgutscheinBA: Akkreditierung und Zulassung
Welche Voraussetzungen muss die Maßnahme erfüllen?
Ein Bildungsgutschein kann nur für eine zugelassene Weiterbildung bei einem zugelassenen Bildungsträger genutzt werden. Außerdem ist er in der Regel zeitlich befristet, regional begrenzt und auf ein bestimmtes Bildungsziel beschränkt. Maßgeblich sind die Angaben auf dem Gutschein und die Vorgaben deiner Agentur für Arbeit.
QuelleBA: BildungsgutscheinBA: Akkreditierung und Zulassung
Wie rechnet ein Träger die Maßnahme ab?
Die Lehrgangskosten rechnest du nach den Vorgaben der zuständigen Agentur für Arbeit ab. Welche Unterlagen im Einzelnen verlangt werden, welche Fristen gelten und auf welchem Weg abzurechnen ist, klärst du mit deiner Agentur für Arbeit.
QuelleBA: Bildungsgutschein
Reicht oder rechnet Bewillo bei der Agentur für Arbeit ein?
Nein. Bewillo erzeugt die einreichungsfertigen Dokumente, bündelt die Nachweise und verfolgt den Status. Die Einreichung und die Abrechnung bei der Agentur für Arbeit bleiben bewusst bei dir als Träger. Eine direkte Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit gibt es nicht.
Wo verwalte ich die Nachweise je Teilnehmer?
In Bewillo lädst du Nachweise je Teilnehmer zentral hoch und verwaltest sie dort: Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Qualifikations- und Teilnahmenachweise. Jedes Dokument liegt beim richtigen Teilnehmer und bleibt auditierbar. Bewillo speichert und verwaltet die Nachweise; eine automatische inhaltliche Prüfung oder Erkennung der Dokumente findet nicht statt.
Bekomme ich die Unterlagen gebündelt zur Abrechnung?
Ja. Alle signierten Dokumente eines Antrags lädst du mit einem Klick als ZIP herunter, nach Teilnehmern organisiert. Zusätzlich exportierst du Status- und Auswertungsdaten als CSV für die Abrechnung gegenüber der Agentur für Arbeit und deine eigenen Unterlagen.
Wie unterschreiben die Teilnehmenden?
Jede teilnehmende Person unterschreibt die nötigen Erklärungen ohne eigenes Login per persönlichem Link. Bewillo hält den unterschriebenen Stand je Person nach, sodass du siehst, wo Unterschriften noch fehlen, bevor du abrechnest.
Wo werden die Teilnehmerdaten verarbeitet?
Antrags- und Teilnehmerdaten werden in Frankfurt verarbeitet. Überall dort, wo Daten bei einzelnen Diensten wie Authentifizierung oder E-Mail-Versand die EU verlassen können, ist der Transfer vertraglich abgesichert: Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Standardvertragsklauseln und EU-US Data Privacy Framework. Alle Unterauftragsverarbeiter stehen offen unter /unterauftragsverarbeiter. Bewillo ist DSGVO-konform aufgebaut. Personenbezogene Daten dienen ausschließlich der Antragsaufbereitung. Details unter /datenschutz.