Unterlagen prüfen und unterschreiben lassen

Die Mappe prüfen, zur Unterschrift freigeben und verfolgen, bis alle Unterschriften vorliegen.

Sind die Dokumente erstellt, steht der Antrag auf Dokumente prüfen. Du prüfst die Mappe, gibst sie frei, und die Teilnehmer unterschreiben digital. Gib früh genug frei, damit vor dem ersten Teilnahmetag eingereicht werden kann.

So gehst du vor

Prüfe die Unterlagen

Öffne den Antrag unter Alle Anträge (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) und dort die Akte eines Teilnehmers. Unter Zur Freigabe prüfen liegt, was er unterschreibt. Beim Sammelantrag prüfst du zusätzlich die Sammelbegründung jeder Gruppe. Felder korrigierst du direkt im PDF. Korrigiere vor der Freigabe, sonst muss neu unterschrieben werden.

Geöffnete Teilnehmerakte mit den Gruppen Zur Freigabe prüfen und Weitere Dokumente und dem Knopf Freigeben und versenden

Gib frei

Klicke auf Alle freigeben und versenden und bestätige. Eine einzelne Akte gibst du in der Akte mit Freigeben und versenden frei.

Antragsmappe im Status Dokumente prüfen mit einer Teilnehmerakte und dem Knopf Alle freigeben und versenden

Verfolge die Unterschriften

Links unter Unterschriften siehst du, wie viele vorliegen. Offene Teilnehmer erinnert Bewillo automatisch an drei Tagen nach der Freigabe, Uhrzeit und Tage stellst du unter Erinnerungen (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) ein. Selbst erinnerst du mit Erinnerung senden im Menü der Akte. Mehr als drei Erinnerungen je Person gibt es nicht.

Du bekommst

Jeder Teilnehmer bekommt eine E-Mail mit seinem Link und unterschreibt ohne Konto am Handy oder Rechner. Neue Signaturlinks gelten 30 Tage ab dem ersten erfolgreichen Versand. Erinnerungen verlängern die Frist nicht; eine gezielte Neuausstellung startet sie erneut. Ältere Links ohne gespeicherte Frist behalten ihre bisherige Höchstdauer von 90 Tagen ab Anlage. Unterschrieben werden Vollmacht (Einzelantrag) oder Erhebungsbogen (Sammelantrag) und AEZ Erklärung. Beim Sammelantrag braucht die BA die AEZ Erklärung nicht. Eine gesetzliche Schriftform gibt es für diese Förderung nicht. Ausdrücklich elektronisch signieren lässt die BA aber nur die AEZ Erklärung, für Vollmacht und Erhebungsbogen sagt sie dazu nichts.
Hat der Betriebsrat dem Sammelantrag zugestimmt, unterschreibt trotzdem jeder Teilnehmer seinen Erhebungsbogen. Die Zustimmung ersetzt nur das Einverständnis zum Verfahren, die Einwilligung in die Datenweitergabe gibt jeder selbst.
Der Arbeitgeber bekommt nur dann eine E-Mail, wenn regionale Unterlagen seine Unterschrift brauchen. Seinen Teil der Vollmacht und den AEZ Antrag füllt Bewillo aus den Unternehmensdaten, unterschrieben wird das nicht in Bewillo. Reicht er im eService ein, entfällt seine Unterschrift. Lass ihn die Angaben zum Betrieb gegenlesen, vor allem die Zahl der Beschäftigten: Er bestätigt sie gegenüber der Agentur, und weicht sie von den Daten der BA ab, fragt die Agentur nach.
Wer wann freigegeben, erinnert oder unterschrieben hat, steht auf der Antragsseite im Reiter Aktivitäten.
Sind alle Unterschriften da, steht der Antrag auf Mappe vollständig. Dann reichst du ein.

Wenn es hakt

Die Freigabe ist gesperrt. Neben dem Knopf steht Warum gesperrt?. Es öffnet Hinweise mit dem Grund, zum Beispiel einer fehlenden IBAN oder Betriebsnummer. Ergänze sie über Unternehmensdaten bearbeiten.
Falsche Daten gemeldet (unter Hinweise). Korrigierst du mit Stammdaten korrigieren, bekommt er eine neue Anfrage. Mit Als geklärt markieren unterschreibt er mit den bisherigen Daten.
Die E-Mail kommt nicht an. Öffne über Details anzeigen im Menü der Akte den Teilnehmer, ändere die E-Mail-Adresse und lass Signatur-Anfrage erneut senden angehakt.