Anträge archivieren, Teilnehmerdaten löschen
Anträge nach Kursende aus der Liste nehmen, sie bei Bedarf zurückholen und die Daten eines Teilnehmers auf Wunsch löschen.
Anträge, deren Kurs beendet ist, archivierst du, damit die Antragsliste übersichtlich bleibt. Die Daten bleiben erhalten, doch archivierte Anträge zählen nicht mehr in der Bewilligungsquote, und ihre Teilnehmer belegen keine Kursplätze. Archiviere deshalb erst nach Kursende. Verlangt ein Teilnehmer die Löschung seiner Daten, löscht ein Admin sie in der Teilnehmerakte.
Antrag archivieren
Archiviere den Antrag
Öffne den Antrag unter Alle Anträge (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) und klicke oben rechts auf Archivieren. Bestätige mit Archivieren.
Hol ihn bei Bedarf zurück
Klicke in der Antragsliste auf das Archiv-Symbol Archiv einbeziehen. Archivierte Anträge tragen dann Archiviert. Wähle im Menü der Zeile Antrag wiederherstellen oder öffne den Antrag und klicke auf Wiederherstellen.
Mit dem Archivieren werden die Links zum Erfassen der Angaben ungültig, und geplante Erinnerungen enden. Links zur Unterschrift bleiben gültig. Beim Wiederherstellen startet nichts davon neu.
Teilnehmerdaten löschen
Das geht nur mit der Rolle Admin im Team (öffnet Bewillo in einem neuen Tab). Prüfe vorher, welche Unterlagen du aufbewahren musst, und lade sie mit Dokumente herunterladen herunter. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.
Öffne die Teilnehmerakte
Öffne den Antrag und wähle im Menü der Akte des Teilnehmers Details anzeigen.
Starte die Löschung
Klicke unten in der Karte DSGVO-Löschung (Art. 17) auf Teilnehmerdaten löschen.
Originalbild öffnen (neuer Tab)Bestätige mit Grund und Nachnamen
Trage den Grund der Löschung (wird protokolliert) ein, zum Beispiel die Löschanfrage mit Datum. Gib zur Bestätigung den Nachnamen ein und klicke auf Löschen.
Du bekommst
- Die personenbezogenen Daten des Teilnehmers sind anonymisiert, offene Signaturlinks ungültig. Gelöscht sind alle seine Dokumente, auch erzeugte und unterschriebene.
- Der Teilnehmer fällt aus seinem Kurs und aus der Bewilligungsquote.
- Beim Sammelantrag verwirft Bewillo Liste der Teilnehmenden, Kombi-Liste und Sammelbegründung. Bei den übrigen Teilnehmern steht dann Dokumente sind nicht mehr aktuell. Klicke auf Neu generieren, bevor du freigibst oder einreichst.
- Der Antrag bleibt bestehen. Bewillo protokolliert die Löschung, einsehen kannst du das Protokoll nicht. Halte Datum und Grund für deine Antwort an die Person selbst fest.
Fristen
Anträge mit Mappe vollständig archiviert Bewillo 24 Monate nach dem Abschluss automatisch, andere nie. Abgebrochene Anträge archivierst du selbst. 36 Monate nach der Archivierung, ob von Hand oder automatisch, werden die Teilnehmerdaten anonymisiert und die Dokumente gelöscht. Wiederherstellen hält die Frist an. Liegt der Abschluss aber mehr als 24 Monate zurück, archiviert Bewillo den Antrag am nächsten Monatsersten erneut, und die 36 Monate beginnen von vorn. Was du länger aufbewahren musst, lädst du vorher herunter. Dieselben Fristen stehen in der AVV (öffnet Bewillo in einem neuen Tab).
Wenn es hakt
- Ein archivierter Antrag fehlt in der Liste. Schalte Archiv einbeziehen ein.
- Die Karte DSGVO-Löschung (Art. 17) fehlt. Du hast nicht die Rolle Admin. Bitte einen Admin deines Trägers.
- Die Teilnehmerdaten konnten nicht gelöscht werden. Prüfe, ob der Nachname genau so geschrieben ist wie in der Akte, und versuche es erneut.