So läuft ein Antrag
Der ganze Weg von der Anlage bis zum Bescheid. Was du tust, was Arbeitgeber und Teilnehmer tun und was du bekommst.
Jeder Antrag läuft durch vier Phasen. Jede Phase ist eine Spalte im Dashboard (öffnet Bewillo in einem neuen Tab). Was vor dem ersten Antrag eingerichtet sein muss, steht unter Bevor du startest.
Den Antrag legst du unter Neuer Antrag (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) an: online, dann ergänzen Arbeitgeber und Teilnehmer ihre Angaben über einen Link (Antrag online anlegen), oder per Excel-Vorlage.
Die vier Phasen
Originalbild öffnen (neuer Tab)| Phase | Du tust | Arbeitgeber und Teilnehmer | Du bekommst |
|---|---|---|---|
| Datenerhebung | Einladungen senden oder Excel hochladen, dann Prüfen und erstellen. | füllen ihre Links oder die Vorlage aus | die Unterlagen in der Antragsmappe |
| Prüfen | Mappe prüfen, Alle freigeben und versenden | nichts | Teilnehmer bekommen ihren Link zur Unterschrift |
| Signaturen | Stand verfolgen, bei Bedarf erinnern | Teilnehmer unterschreiben digital | automatische Erinnerungen, danach Mappe vollständig |
| Abschluss | Dokumente herunterladen, Übergabetermin anfragen…, nach dem Bescheid Ergebnis erfassen… | der Arbeitgeber reicht bei der Agentur für Arbeit ein | die Mappe als ZIP-Archiv |
Die Details stehen unter Unterlagen prüfen und unterschreiben lassen und Bei der BA einreichen.
Wer einreicht und bis wann
Du reichst nicht selbst ein. Den Sammelantrag stellt der Arbeitgeber. Bei der Einzelförderung beantragt der Teilnehmer die Weiterbildungskosten und der Arbeitgeber den Arbeitsentgeltzuschuss, mit Vollmacht reicht der Arbeitgeber beides ein. Gestellt sein muss der Antrag vor dem ersten Teilnahmetag (§ 324 SGB III), bewilligt sein muss er dann noch nicht. Wer vor dem Bescheid beginnt, trägt aber das Kostenrisiko. Plane Datenerhebung und Unterschriften deshalb rückwärts vom Kursbeginn.
Einzelantrag oder Sammelantrag
Im Prüfschritt fasst Bewillo Teilnehmer derselben Maßnahme am selben Durchführungsort zu einer Gruppe zusammen. Ab der Zahl unter Sammelantrag ab in den Dokument-Vorlagen (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) (Standard 2) ist die Gruppe als Sammelantrag vorausgewählt. Du kannst je Gruppe auf Einzelanträge wechseln oder einzelne Teilnehmer als Einzelantrag herausnehmen.
Immer ein Einzelantrag entsteht
- für Geringqualifizierte in einer abschlussorientierten Maßnahme. Bewillo markiert Teilnehmer ohne Berufsabschluss als Pflicht-Einzelantrag. Wer trotz Abschluss mehr als vier Jahre an- oder ungelernt gearbeitet hat, ist auch geringqualifiziert (§ 81 Abs. 2 SGB III). Diese Teilnehmer nimmst du selbst heraus.
- wenn die Teilnehmer einer Gruppe verschiedenen Agenturen zugeordnet sind.
Welche Unterlagen entstehen
| Unterlage | Einzel | Sammel | Unterschrift |
|---|---|---|---|
| Trägerbescheinigung | je Teilnehmer | je Teilnehmer, verlangt die BA nicht | dein Stempel und deine Unterschrift sind aufgedruckt |
| Anmeldebescheinigung | je Teilnehmer, wenn Person und Unternehmen ausdrücklich auf den Bildungsgutschein verzichten | je Teilnehmer, verlangt die BA nicht | dein Stempel und deine Unterschrift sind aufgedruckt |
| AEZ Erklärung (BA042354) | je Teilnehmer | je Teilnehmer, verlangt die BA nicht | Teilnehmer, digital |
| Vollmacht (BA051211) | je Teilnehmer | nein | Teilnehmer, digital |
| Erhebungsbogen (BA035330) | nein | je Teilnehmer | Teilnehmer, digital |
| AEZ Antrag (BA042359), Fragebogen (BA046157) | je Teilnehmer | je Teilnehmer, verlangt die BA nicht | nicht in Bewillo, entfällt bei Einreichung im eService |
| Begründungstext (Word) | je Teilnehmer | je Gruppe | keine |
| Liste der Teilnehmenden (BA036265), Kombi Liste | nein | je Gruppe | nicht in Bewillo |
| Regionale Zusatzdokumente | wenn gewählt | wenn gewählt | je nach Formular |
Bei der Einzelförderung erzeugt Bewillo die Anmeldebescheinigung nur mit dem erklärten Verzicht beider Beteiligten. Fehlt eine Erklärung oder verzichtet jemand nicht, steht an der Dokumentkarte Nicht erforderlich, Bildungsgutschein. Die Vorbelegung an der Maßnahme ersetzt die Erklärungen nicht. Solange die Mappe noch offen ist, findest du fehlende Erklärungen unter Hinweise, siehe Wenn es hakt.
Beim Sammelantrag erzeugt Bewillo mehr, als die BA verlangt
Die BA verlangt für den Sammelantrag nur die Liste der Teilnehmenden, je Teilnehmer den Erhebungsbogen und Nachweise: Lehrgangskosten, deine Zertifikate, Zulassung der Maßnahme, gegebenenfalls das Einverständnis der Betriebsvertretung und eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag. Den Arbeitsentgeltzuschuss beantragt der Arbeitgeber dort mit dem Sammelantrag selbst.
Bewillo erzeugt beim Sammelantrag trotzdem je Teilnehmer Trägerbescheinigung, Anmeldebescheinigung, AEZ Erklärung, AEZ Antrag und Fragebogen. Diese Vordrucke gehören bei der BA zur Einzelförderung. Beim Sammelantrag musst du sie nicht einreichen, und die Unterschrift unter der AEZ Erklärung braucht die BA dort nicht.
Nicht dabei ist der Sammelantrag selbst, den erfasst der Arbeitgeber online im eService der Agentur. Liegen die Förderanträge schon vor, wählst du beim Anlegen Nur Bescheinigungen (Excel: Förderanträge liegen bereits vor). Dann entsteht die Trägerbescheinigung und, wenn sie nach der obigen Regel gilt, die Anmeldebescheinigung. Prüfe bei Einzelanträgen vorher, ob beide Verzichtserklärungen im Link oder in der Excel-Datei vorliegen. Der Antrag geht ohne Prüfen und Signaturen direkt in den Abschluss, dort zeigt Bewillo keine offenen Verzichtserklärungen mehr an.