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Glossar
Begriffe aus Bewillo neben den Begriffen von Agentur für Arbeit und fachkundiger Stelle, dazu die Status, die du im Alltag liest.
Bewillo nennt manches anders als die Agentur für Arbeit oder deine fachkundige Stelle. Hier stehen beide Begriffe nebeneinander. Steht in der Spalte Bei BA und FKS „kein eigener Begriff“, gibt es dort keine eigene Bezeichnung dafür.
Antrag und Unterlagen
| In Bewillo | Bei BA und FKS | Was gemeint ist |
|---|---|---|
| Antrag | kein eigener Begriff (bei der BA ist jeder Einzelantrag und jeder Sammelantrag ein eigener Antrag) | Ein Vorgang je Arbeitgeber. Daraus entstehen je nach Gruppe Einzelanträge oder Sammelanträge, siehe So läuft ein Antrag. |
| QCG-Förderung, Förderung Beschäftigter | Beschäftigtenqualifizierung nach § 82 SGB III | Förderung der Weiterbildung im bestehenden Arbeitsverhältnis. QCG steht für das Qualifizierungschancengesetz von 2019, das diese Förderung neu gefasst hat. Für diese Förderung erstellt Bewillo die Unterlagen. |
| Antragsmappe | kein eigener Begriff | Alle Unterlagen eines Antrags, im Reiter Antragsmappe der Antragsseite. Steht der Antrag auf Mappe vollständig, lädst du sie als ZIP-Archiv herunter. |
| Akte | kein eigener Begriff | Ordner eines Teilnehmers in der Antragsmappe mit seinen Unterlagen. |
| Teilnehmerakte | kein eigener Begriff | Detailseite eines Teilnehmers, die du im Menü seiner Akte mit Details anzeigen öffnest: Stammdaten, Kurs, Begründungstext und Dokumente, siehe Teilnehmerakte korrigieren und Kurs zuordnen. |
| Einzelantrag | Individualförderung nach § 82 Abs. 1 und 3 SGB III | Je Teilnehmer ein eigener Antrag: Der Teilnehmer beantragt die Weiterbildungskosten und kann dafür den Arbeitgeber bevollmächtigen, ohne Vollmacht reicht er seine Unterlagen selbst ein. Der Arbeitgeber beantragt den Arbeitsentgeltzuschuss. Die BA nennt das klassisches Individualverfahren. Pflicht-Einzelantrag markiert Teilnehmer, die nicht in einen Sammelantrag dürfen. Bewillo erkennt nicht jeden Fall. Welche Teilnehmer du selbst herausnimmst, steht unter So läuft ein Antrag. |
| Sammelantrag | Sammelantragsverfahren nach § 82 Abs. 5 SGB III | Der Arbeitgeber stellt einen Antrag für mehrere Beschäftigte mit vergleichbarem Weiterbildungsbedarf. Den Antrag erfasst er selbst online im eService, den Arbeitsentgeltzuschuss beantragt er darin mit. Der alte Vordruck BA I FW 500 ist nicht mehr verlinkt. Es gibt keinen Bildungsgutschein und keine Zahlung der Agentur an dich: Die Agentur bewilligt dem Arbeitgeber eine Gesamtleistung, und er leitet die Lehrgangskosten an dich weiter. |
| Sammelgruppe | Teilnehmende eines Sammelantrags (Liste der Teilnehmenden, BA036265) | Teilnehmer derselben Maßnahme am selben Durchführungsort. Je Gruppe entsteht ein Sammelantrag mit eigener Sammelbegründung. |
| Kombi-Liste | Liste der Teilnehmenden, ältere Fassung (BA I FW 501/502, Stand 01.2021) | Teilnehmerliste mit Angaben zu Arbeitsausfall und Arbeitsentgelt. Die aktuelle Liste der Teilnehmenden (Stand 05/2025) enthält diese Angaben bereits. |
| Begründungstext, Sammelbegründung | kein Vordruck der BA, keine Pflichtanlage | Text, der die Förderung gegenüber der Agentur begründet: beim Einzelantrag je Teilnehmer, beim Sammelantrag je Sammelgruppe. Bewillo entwirft ihn, du prüfst ihn, siehe Begründungstext prüfen und anpassen. |
| Herausforderungen | kein eigener Begriff | Abschnitt im Prüfschritt mit den betrieblichen Herausforderungen, aus denen der Weiterbildungsbedarf folgt. Was dort steht, geht in den Begründungstext ein. |
| Vollständiger Antrag, an anderen Stellen Komplettantrag | kein eigener Begriff | Bewillo erstellt alle Unterlagen, die du unter Dokument-Vorlagen (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) eingeschaltet hast. |
| Nur Bescheinigungen, beim Excel-Weg Förderanträge liegen bereits vor, an anderen Stellen Teilantrag | Trägerbescheinigung (BA042369), Anmeldebescheinigung (BA042114) | Die Förderanträge liegen schon vor, Bewillo erstellt nur Träger- und Anmeldebescheinigung, siehe So läuft ein Antrag. |
| AEZ | Arbeitsentgeltzuschuss nach § 82 Abs. 3 SGB III | Zuschuss an den Arbeitgeber zum Arbeitsentgelt während der Weiterbildung. Die Höhe hängt von der Betriebsgröße ab (75, 50 oder 25 Prozent), bei fehlendem Berufsabschluss bis zur Höhe des anteiligen Arbeitsentgelts. In der Mappe als AEZ Antrag (BA042359) und AEZ Erklärung (BA042354). Beim Sammelantrag gibt es keine eigenen AEZ-Vordrucke, die Angaben stehen in der Liste der Teilnehmenden. |
| Regionale Zusatzdokumente | regionale Unterlagen einzelner Agenturen | Formulare, die eine Agentur zusätzlich verlangt, zum Beispiel einen regionalen Erhebungsbogen. Siehe Regionale Zusatzdokumente. |
| Prüfschritt | kein eigener Begriff | Schritt Prüfen und anpassen unter Neuer Antrag. Du öffnest ihn bei der Online-Erfassung mit Prüfen und erstellen, beim Excel-Weg öffnet er sich nach dem Hochladen. Siehe Angaben prüfen und Antrag erstellen. |
| Datenerhebung | kein eigener Begriff | Arbeitgeber und Teilnehmer tragen ihre Angaben über einen Link selbst ein, siehe Antrag online anlegen. |
| Fördercheck | kein eigener Begriff | Öffentlicher Link deines Trägers, über den ein Arbeitgeber eine Anfrage stellt. Daraus entsteht ein Antragsentwurf, siehe Anfragen über den Fördercheck. |
| Arbeitgeber-Portal | Unternehmensprofil im Online-Portal der BA, eServices für Unternehmen | Online-Zugang des Arbeitgebers bei der Agentur, über den er die Anträge einreicht. Das erste Profil schaltet der Arbeitgeber-Service mit einem Freischaltcode frei. Zum Einreichen braucht die Person die Rolle Förderung betrieblicher Weiterbildung. Einen Bildungsgutschein nimmt die BA darüber nicht an. |
| Übergabetermin | kein eigener Begriff | Termin, in dem der Arbeitgeber die Mappe in seinem Unternehmensprofil bei der Agentur einreicht. Du fragst ihn mit Übergabetermin anfragen… an, siehe Bei der BA einreichen. |
| Kontingent | kein eigener Begriff | Teilnehmer, die dein Tarif im Zeitraum umfasst, beim Tarif Einstieg einmalig. Reicht es nicht, sperrt Bewillo das Erstellen des Antrags, siehe Team, Benachrichtigungen und Abrechnung. |
Maßnahmen und Kurse
| In Bewillo | Bei BA und FKS | Was gemeint ist |
|---|---|---|
| Maßnahme | nach AZAV zugelassene Maßnahme | Das zugelassene Weiterbildungsangebot mit Zertifikat der fachkundigen Stelle und Zulassungszeitraum. In einem Antrag steht sie erst, wenn sie Freigegeben und aktiv ist. |
| Maßnahmenummer | Maßnahmenummer | Die Nummer vergibt die Agentur, in deren Bezirk die Maßnahme stattfindet, nach deinem Kurzfragebogen. Bei Beschäftigten löst die Anmeldebescheinigung des ersten Teilnehmers die Vergabe aus. Ein einheitliches Format geben die BA-Vordrucke nicht vor. Sammelantrag und Liste der Teilnehmenden haben kein Feld dafür, und in KURSNET darf sie nicht stehen. Die Zertifikatsnummer der fachkundigen Stelle ist eine andere. |
| Zertifikatsnummer | Zertifikatsnummer der fachkundigen Stelle | Steht auf dem Zertifikat, mit dem die FKS eine Maßnahme oder einen Baustein zulässt. Mit der Maßnahmenummer der Agentur hat sie nichts zu tun. |
| Baustein | Maßnahmebaustein (§ 3 Abs. 8 AZAV) | Ein Teil einer Maßnahme mit eigener Zulassung der fachkundigen Stelle. Bausteine pflegst du im Bausteinkatalog (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) und ordnest sie mehreren Maßnahmen zu. Ohne eigene Zulassung gehört ein Teil nicht in den Katalog, sondern als Modul in die Maßnahme. |
| Modul | kein eigener Begriff | Ein Bestandteil einer Maßnahme ohne eigene Zulassung, im Reiter Inhalte und Module. Viele Zertifikate sagen Modul, wenn sie einen zugelassenen Baustein meinen. Hat der Teil eine eigene Zertifikatsnummer und einen eigenen Zulassungszeitraum, lege ihn als Baustein im Bausteinkatalog an. Ein Baustein aus dem Katalog steht an der Maßnahme ebenfalls als Modul. |
| Kurs | in KURSNET eine Veranstaltung (Termin) des Bildungsangebots | Ein konkreter Lauf einer Maßnahme mit Beginn, Ende und Standort. Teilnehmer ordnest du einem Kurs zu. Die Zulassung gilt für die Maßnahme, nicht für den einzelnen Kurs. Jeder Kurs muss innerhalb des Zulassungszeitraums beginnen. Siehe Kurse planen und veröffentlichen. |
| Durchgang, Durchlauf | Durchlauf (Ausfüllhinweise zum Kurzfragebogen) | So nennen viele Träger einen Kurs. In Bewillo heißt er Kurs. |
| Mindestvorlauf | kein eigener Begriff | Wie viele Wochen zwischen heute und Kursbeginn mindestens liegen sollten, damit die Agentur rechtzeitig entscheiden kann. Du legst ihn an der Maßnahme unter Vorlauf bis zum frühesten Start (Wochen) fest. Ein kürzerer Vorlauf sperrt nichts, er erzeugt nur einen Hinweis. |
| Standort | Standort (AZAV-Zertifikat), Schulungsstätte (Vordrucke der BA) | Ort, an dem eine Maßnahme stattfindet, im Katalog Standorte (öffnet Bewillo in einem neuen Tab). |
| Leitort, im Prüfschritt Teilnahmeort | Maßnahmeort (Fragebogen BA046157), Durchführungsort (Liste der Teilnehmenden BA036265) | Die Vordrucke sehen je Teilnehmer einen Ort vor. Findet die Maßnahme an mehreren Standorten statt, legst du diesen Ort als Leitort fest. Einen zweiten Ort trägt Bewillo nicht in die Unterlagen ein. |
| Dozent | Lehr- und Fachkräfte (§ 2 Abs. 3 AZAV) | Eintrag im Katalog Dozenten (öffnet Bewillo in einem neuen Tab), den du Kursen zuordnest. Dozenten lädst du nicht ins Team ein, sie sind Stammdaten für die Zuordnung zu Kursen. |
| Unterrichtseinheit (UE) | Unterrichtseinheit | Für die Förderung Beschäftigter muss die Maßnahme mehr als 120 Stunden umfassen. Die BA zählt dafür 45 Minuten fachtheoretischen oder fachpraktischen Unterricht und 60 Minuten betriebliche Lernphase als eine Stunde. Asynchrone Selbstlernanteile zählen nicht mit. |
| Freigabe | kein eigener Begriff | Zwei Bedeutungen: Eine Maßnahme gibst du frei, damit sie in Anträgen wählbar ist. Unterlagen gibst du mit Freigeben und versenden zur Unterschrift frei. |
Beteiligte und Zuständigkeit
| In Bewillo | Bei BA und FKS | Was gemeint ist |
|---|---|---|
| Arbeitgeber, in der App auch Unternehmen oder Kunde | Arbeitgeber, Betrieb | Der Betrieb, der seine Beschäftigten weiterbilden lässt und den Antrag einreicht. Seine Angaben stehen im Antrag unter Unternehmensdaten. |
| kein eigener Begriff | Unternehmens-Admin, Freischaltcode | Wer das Unternehmensprofil als Erster mit dem Freischaltcode des Arbeitgeber-Service anlegt, ist Unternehmens-Admin. Er vergibt weitere Freischaltcodes und Rollen. |
| Teilnehmer, an Kursen Teilnehmende | Teilnehmende (Liste der Teilnehmenden, BA036265) | Die beschäftigte Person, die die Weiterbildung besucht. |
| Zuständige Agentur für Arbeit, BA-Zuständigkeit | Betriebssitz-AA | Bei der Förderung Beschäftigter entscheidet die Agentur, in deren Bezirk die personalverantwortliche Leitung des Betriebs sitzt. In Bewillo wählst du sie im Abschnitt Zuständige Agentur für Arbeit. Beim Sammelantrag reicht der Arbeitgeber ebenfalls dort ein, den Bescheid erstellt der Operative Service der BA. Nicht gemeint ist die Agentur, bei der du die Maßnahme meldest. |
| Bildungsgutschein | Bildungsgutschein (BGS) nach § 81 Abs. 4 SGB III | Bescheinigt dem Teilnehmer die Fördervoraussetzungen. Er gilt höchstens drei Monate, der erste Teilnahmetag muss in diesem Zeitraum liegen. Beim Sammelantrag gibt es keinen Bildungsgutschein. Bei der Einzelförderung kann die Agentur darauf verzichten, wenn Arbeitgeber und Teilnehmer einverstanden sind. Dann ersetzt die Anmeldebescheinigung den Gutschein. Wie du ihn vorlegst, steht unter Bei der BA einreichen. |
| FKS | fachkundige Stelle | Die Stelle, die Träger und Maßnahmen nach AZAV zulässt. |
| AZAV, Zulassung | Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV), Träger- und Maßnahmezulassung nach §§ 178, 179 SGB III | Träger und Maßnahme brauchen eine Zulassung einer fachkundigen Stelle, damit die Agentur fördern kann. Die Freigabe einer Maßnahme in Bewillo ersetzt diese Zulassung nicht. |
| AVV | kein eigener Begriff | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen deinem Träger und Bewillo über die Verarbeitung der Teilnehmerdaten. Ohne unterschriebenen AVV (öffnet Bewillo in einem neuen Tab) legst du keine Anträge an. |
Status, die du liest
| Wo | Status | Was er bedeutet |
|---|---|---|
| Dashboard, Spalten | Datenerhebung, Prüfen, Signaturen, Abschluss | Die vier Phasen eines Antrags, siehe So läuft ein Antrag. |
| Antrag | Entwurf | Angelegt, die Unterlagen sind noch nicht erstellt, oft läuft noch die Datenerhebung. |
| Antrag | Dokumente prüfen | Die Unterlagen sind erstellt und warten auf deine Freigabe. |
| Antrag | Warte auf Signaturen | Die Unterlagen sind freigegeben, Unterschriften fehlen noch. |
| Antrag | Teilweise abgeschlossen | Ein Teil der Mappe ist offen: Ein Dokument konnte nicht erstellt werden oder muss nach einer Korrektur neu unterschrieben werden. Öffne die Antragsmappe und prüfe die Teilnehmerakten mit offenen Dokumenten. |
| Antrag | Mappe vollständig | Alle Unterschriften liegen vor, du kannst die Mappe herunterladen und einreichen. |
| Antrag | Fehlgeschlagen | Bewillo konnte die Unterlagen nicht erstellen, siehe Wenn es hakt. |