Antragsstellung automatisieren — von der Vorlage bis zur Bewilligung

Bildungsträger sparen 37 Stunden pro Monat*: Bewillo erzeugt AZAV-Anträge automatisch aus Teilnehmerdaten — mit KI-Begründungstexten, digitalen Signaturen und CRM-Anbindung. DSGVO-konform, gehostet in Frankfurt.

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DSGVO-konform · Hosting in Frankfurt · Spezialisiert auf AZAV · Kein neues Passwort

Warum manuelle Antragsstellung Bildungsträger 37 Stunden im Monat kostet

Pro Bildungsgutschein-Antrag fallen heute 45 Minuten reine Verwaltungszeit an:

  • 15 Minuten Datenerfassung aus E-Mails, Excel-Listen und Anrufen
  • 10 Minuten manueller Begründungstext pro Teilnehmer
  • 5 Minuten PDF-Befüllung mit Sozialversicherungsnummer, Adresse, Maßnahmendetails
  • 5 Minuten Versand an Teilnehmer für die Unterschrift
  • 5 Minuten Nachfassen, weil eine Unterschrift fehlt
  • 5 Minuten CRM-Pflege

Bei 50 Teilnehmern pro Monat sind das 37,5 Stunden reine Verwaltung — zu Personalkosten von 45 €/h entspricht das 1.687 € pro Monat oder 20.250 € pro Jahr.

Und das ohne den größten Hebel: jeder fehlerhafte Antrag bedeutet Ablehnung durch die Bundesagentur für Arbeit. Manuelle Datenerfassung ist die häufigste Fehlerquelle.

* Beispielrechnung. Tatsächliche Zeitersparnis variiert je nach Trägergröße, Antragsvolumen und bestehendem Workflow.

Was Bewillo automatisiert

1

Datenerfassung in einem Schritt

Statt Excel-Vorlagen per E-Mail zu verschicken: Bewillo generiert eine dynamische XLSX-Vorlage aus Ihren Maßnahmen-Einstellungen. Ihr Antragsteller-Unternehmen erhält einen Magic-Link, füllt die 43+ Pflichtfelder pro Teilnehmer aus, und Bewillo validiert sofort:

  • Sozialversicherungsnummer (Format + Prüfziffer)
  • IBAN, Telefonnummer, E-Mail
  • Pflichtfelder gegen Maßnahmen-Anforderung
  • Dubletten-Check über mehrere Anträge hinweg

Fehler werden vor Antragsstellung markiert — nicht erst durch die Arbeitsagentur.

2

Bewilligungsquote messen und steigern

Bewillo trackt anonymisiert, welche Maßnahmen-Konfigurationen, Branchen und Begründungs-Argumente zu höheren Bewilligungsquoten führen. Sie erhalten:

  • Ihre eigene Bewilligungsquote pro Maßnahme, Branche und Antragstyp
  • Vergleich zum anonymisierten Branchen-Durchschnitt
  • Häufigste Ablehnungsgründe in Ihrer Datenstruktur
  • Daten-getriebene Empfehlungen zur Antragsoptimierung

Der einzige Hebel, der Ihre Trägerwirtschaft nachhaltig verbessert — datenbasiert, nicht bauchgefühlbasiert.

3

KI-Begründungstexte aus Frankfurt

Bewillos eigenes KI-Gateway in Frankfurt erzeugt individuelle Begründungstexte pro Teilnehmer — basierend auf Branche, aktueller Tätigkeit, Qualifikationsziel und Bildungsbedarf.

  • Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung redigiert
  • Ihre Daten verlassen nie Deutschland
  • Kein OpenAI, kein US-Cloud-Anbieter
  • AI-Modell: Anthropic Claude in AWS Bedrock Frankfurt (eu-central-1)

Sie behalten die Kontrolle: jeder Begründungstext ist editierbar.

4

Vorausgefüllte PDFs für die Arbeitsagentur

Bewillo befüllt alle relevanten Dokumente automatisch:

  • Einzelantrag (Teilnahmebescheinigung, Erhebungsbogen)
  • Sammelantrag mit bis zu 100 Teilnehmern
  • AEZ-Erklärung (Arbeitgeber-Eigen-Zeitanteil)
  • Vollmacht / Bevollmächtigung
  • Trägerbescheinigung

Nur noch prüfen, nicht mehr abtippen. Die Werte stimmen automatisch zwischen Formularen überein.

5

Digitale Unterschriften via Magic-Link

Teilnehmer erhalten eine personalisierte E-Mail mit einem Magic-Link. Ein Klick öffnet die Bewillo-Signatur-Plattform direkt im Browser:

  • Keine App, kein Download
  • Mobil-optimiert
  • AES-256-verschlüsselt, in Frankfurt gehostet
  • Automatische Erinnerungen nach 3 / 7 Tagen
  • Audit-Trail mit IP, Zeitstempel, User-Agent
6

Echtzeit-Tracking + CRM-Sync

Ein Dashboard zeigt jeden Antrag mit Status: Daten erfasst, Begründung erstellt, an Teilnehmer gesendet, signiert, an Arbeitsagentur eingereicht, bewilligt / abgelehnt.

Optional: HubSpot- oder Pipedrive-Integration synchronisiert automatisch. Ohne CRM ist Bewillo voll funktional.

Was kostet Bewillo?

Bewillo Preisübersicht — vier Pläne nach Teilnehmer-Volumen
PlanPreis nettoTeilnehmer / MonatIdeal für
Einstieg0 €10 (Probebetrieb)Erste Tests des Workflows
Basis399 €50Mittelständische Träger
Profi799 €200Große Träger
Trägerverbund1.499 €1.000Trägergruppen + Verbünde
Mit 10 Teilnehmern kostenlos starten

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?
5 Minuten bis zum Login, 15 Minuten bis zum ersten Antrag. Erste Maßnahme + erste Teilnehmer-Daten typischerweise in unter 30 Minuten erfasst. Kein Implementierungs-Workshop nötig.
Ist Bewillo DSGVO-konform?
Ja. Hosting ausschließlich in Frankfurt (eu-central-1), AVV auf Anfrage verfügbar, Daten verlassen nie Deutschland. Vollständige Datenschutzerklärung unter /datenschutz.
Kann ich Sammelanträge mit mehr als 100 Teilnehmern stellen?
Bewillo splittet automatisch nach BA-Limit. Aus Trägersicht ist es ein Sammelvorgang, an die Arbeitsagentur gehen mehrere konforme Anträge mit konsistenter Träger- und Maßnahmen-Referenz.
Funktioniert Bewillo auch ohne CRM?
Ja, Bewillo ist voll funktional ohne CRM. HubSpot- und Pipedrive-Integration sind optional und können jederzeit nachträglich aktiviert werden.
Wer signiert digital?
Teilnehmer signieren über Magic-Link in unserer Frankfurt-gehosteten Signatur-Plattform. Kein DocuSign, kein US-Anbieter. Die Signatur ist BA-konform mit Audit-Trail (IP, Zeitstempel, User-Agent).
Werden meine Daten für KI-Training verwendet?
Nein. Daten werden ausschließlich zur Erzeugung Ihrer Begründungstexte verwendet, nicht für Training. Personenbezogene Daten werden vor jeder KI-Verarbeitung redigiert.
Kann ich Bewillo testen, ohne meine echten Teilnehmer einzugeben?
Ja. 10 Teilnehmer im Probebetrieb sind kostenlos. Zusätzlich verfügbar: Demo-Modus mit Beispieldaten — kein Risiko für echte Antragsdaten.
Wo werden meine Antragsdaten gespeichert?
Vercel Postgres und Vercel Blob, beide in Frankfurt (eu-central-1). Backups verschlüsselt. Kein Zugriff durch US-Behörden.
Was passiert bei Vertragsende mit meinen Daten?
Sie behalten das Export-Recht (DSGVO Art. 20) als CSV/PDF. Daten werden nach 30 Tagen Karenzzeit DPA-konform gelöscht. Audit-Trail bleibt für regulatorische Pflichten erhalten.
Welche CRM-Systeme werden unterstützt?
HubSpot ist live. Pipedrive ist in Q2 geplant. Die Adapter-Architektur erlaubt weitere CRMs auf Anfrage — kontaktieren Sie uns für Ihre konkrete Integration.

Mehr zur AZAV-spezifischen Funktionalität: AZAV-Antragssoftware im Detail.

Bereit zur Automatisierung?

Erste Anträge in 15 Minuten generieren — kostenlos und ohne Kreditkarte.

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