Nach dem Kauf
in vier Schritten startklar
Unterzeichne den AVV und übernimm die fertigen Textbausteine für Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis. Hinterlege noch deine Datenschutz-URL, dann kann dein erster Antrag starten. Alles, was du dafür brauchst, steht auf dieser Seite.
Vier Schritte auf deiner Seite,
dann startet der erste Antrag
Du bleibst datenschutzrechtlich verantwortlich; Bewillo arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für dich. Diese vier Punkte gehören auf deine Seite:
- Schritt 1
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) digital unterzeichnen
Bewillo verarbeitet Teilnehmerdaten in deinem Auftrag. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Du unterzeichnest den AVV direkt in Bewillo im Browser; die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind als Anlage enthalten. Lade echte Teilnehmerdaten erst nach der Unterzeichnung hoch.
Zur AVV-Unterzeichnung in Bewillo - Schritt 2
Datenschutzerklärung ergänzen
Als Verantwortlicher informierst du die Teilnehmenden über die Verarbeitung (Art. 13 DSGVO). Ergänze deine Datenschutzerklärung um einen Absatz zur Auftragsverarbeitung durch Bewillo. Den fertigen Textbaustein findest du unten zum Kopieren.
- Schritt 3
Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren
Nimm die Verarbeitungstätigkeit in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) auf. Auch dafür steht unten ein vollständiger Eintrag als Vorlage bereit, mit Zwecken, Datenkategorien, Auftragsverarbeiter und Löschfristen.
- Schritt 4
Datenschutz-URL in Bewillo hinterlegen
Hinterlege die URL deiner Datenschutzerklärung in den Bewillo-Einstellungen (Branding). Bewillo zeigt sie den Teilnehmenden auf der Signaturseite an. So erfüllst du die Informationspflicht genau dort, wo Teilnehmende mit Bewillo in Berührung kommen. Danach kannst du deinen ersten Antrag starten.
Zu den Einstellungen
Fertige Absätze
zum Kopieren und Anpassen
Drei Vorlagen für die typische Konstellation. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern und lass die Texte im Zweifel von deiner Datenschutzberatung prüfen. Die Vorlagen ersetzen keine Rechtsberatung.
Für deine Datenschutzerklärung
Der fertige Absatz zur Auftragsverarbeitung durch Bewillo. Einfügen und veröffentlichen.
Auftragsverarbeitung durch Bewillo Für die Erstellung, Verwaltung und digitale Signatur von Förderanträgen (z. B. nach §§ 81, 82 SGB III) setzen wir die Software Bewillo des Anbieters Fabig Webdevelopment, Helenenstraße 11, 51377 Leverkusen, Deutschland, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Verarbeitet werden die für den Förderantrag erforderlichen Daten der Teilnehmenden, insbesondere Stammdaten, Beschäftigungsdaten, die Sozialversicherungsnummer (verschlüsselt gespeichert) sowie Signaturdaten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Antragsverfahrens) bzw. § 26 BDSG im Beschäftigungskontext. Die Antragsdaten werden auf Servern in Frankfurt am Main verarbeitet; einzelne Dienste werden über Anbieter mit Sitz in den USA betrieben und über EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist unter https://bewillo.de/unterauftragsverarbeiter abrufbar. Datenschutzkontakt des Anbieters: datenschutz@bewillo.de.
Für deine Teilnehmerinformation
Kurzer Hinweis für Teilnehmende, zum Beispiel im Anmeldeformular oder Begrüßungsschreiben.
Hinweis zur Datenverarbeitung im Antragsverfahren Für die Vorbereitung und digitale Signatur Ihres Förderantrags nutzen wir die Software Bewillo (Fabig Webdevelopment, Leverkusen) als Auftragsverarbeiter. Sie erhalten dazu eine E-Mail mit einem persönlichen Link, über den Sie Ihren Antrag prüfen und elektronisch unterschreiben können. Verarbeitet werden nur die für den Antrag erforderlichen Angaben; die Sozialversicherungsnummer wird verschlüsselt gespeichert. Verantwortlich für die Verarbeitung ist [Name Ihres Trägers]; Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter [Link einfügen]. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung bleiben unberührt.
Für dein Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)
Vollständiger Eintrag der Verarbeitungstätigkeit. Übernimm ihn direkt in dein Verzeichnis.
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: Erstellung, Versand und digitale Signatur von Förderanträgen (Agentur für Arbeit) mit der Software Bewillo Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung, Erstellung und Verwaltung von Förderanträgen (z. B. §§ 81, 82 SGB III), Einholung digitaler Signaturen der Teilnehmenden, Statusverfolgung der Anträge Kategorien betroffener Personen: Teilnehmende an geförderten Weiterbildungen, Ansprechpersonen der Arbeitgeber Kategorien personenbezogener Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten), Beschäftigungsdaten (Arbeitgeber, Tätigkeit, Qualifikation), Sozialversicherungsnummer (verschlüsselt gespeichert), Antrags- und Signaturdaten Auftragsverarbeiter: Fabig Webdevelopment, Helenenstraße 11, 51377 Leverkusen, Deutschland (Produkt: Bewillo); Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen am [Datum einfügen] Drittlandübermittlung: Einzelne Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den USA; Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework (aktuelle Liste: https://bewillo.de/unterauftragsverarbeiter) Löschfristen: Löschung nach Wegfall des Zwecks bzw. nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; im Auftragsverhältnis gemäß AVV Technische und organisatorische Maßnahmen: gemäß Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag (u. a. Verschlüsselung sensibler Felder, Zugriffskontrolle, Protokollierung der Datenzugriffe)
Was du
nicht brauchst
Der Einsatz von Bewillo verlangt keine Einwilligungs-Kampagne bei deinen Teilnehmenden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist regelmäßig das Antragsverfahren selbst: Die Teilnehmenden beantragen die Förderung und unterschreiben ihren Antrag eigenhändig.
- Keine gesonderte Einwilligung der Teilnehmenden für den Einsatz von Bewillo. Rechtsgrundlage ist regelmäßig die Antragstellung selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. § 26 BDSG im Beschäftigungskontext.
- Keine Unterschriftenmappen für den Datenschutz. Erforderlich ist die Information der Teilnehmenden (Schritt 2 und 4), keine Zustimmung.
- Kein eigener Vertrag mit unseren Unterauftragsverarbeitern. Die Kette ist über den AVV mit uns abgedeckt; über Änderungen informieren wir vorab, mit 14 Kalendertagen Widerspruchsfrist ab Mitteilung.
Weiterführende Themen
Häufige Fragen zum Start
- Brauchen wir eine Einwilligung der Teilnehmenden, um Bewillo zu nutzen?
- In aller Regel nein. Die Verarbeitung der Teilnehmerdaten stützt sich auf die Durchführung des Antragsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. § 26 BDSG im Beschäftigungskontext: Die Teilnehmenden beantragen die Förderung und unterschreiben den Antrag selbst. Erforderlich ist die Information der Teilnehmenden über die Verarbeitung, keine gesonderte Zustimmung. Im Zweifel klärst du die Rechtsgrundlage mit deiner Datenschutzberatung.
- Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich: wir oder Bewillo?
- Du als Bildungsträger bist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: Du erhebst die Teilnehmerdaten und entscheidest über Zweck und Mittel. Bewillo (Fabig Webdevelopment) ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten ausschließlich nach deiner Weisung, geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Wo unterzeichne ich den AVV und wo finde ich ihn später?
- Direkt in Bewillo unter Einstellungen → Auftragsverarbeitung. Du unterzeichnest digital im Browser; danach steht der unterzeichnete AVV dort jederzeit als PDF zum Download bereit, inklusive Unterauftragsverarbeiter-Liste und TOMs als Anlage.
- Was passiert, wenn Bewillo neue Unterauftragsverarbeiter einsetzt?
- Sobald dein AVV unterzeichnet ist, informieren wir dich vorab über die Hinzunahme oder den Austausch eines Unterauftragsverarbeiters. Ab der Mitteilung hast du 14 Kalendertage Zeit, deinen Widerspruch zu erheben. Die jeweils aktuelle Liste findest du öffentlich unter bewillo.de/unterauftragsverarbeiter.
- Müssen wir die Textbausteine wörtlich übernehmen?
- Nein. Die Textbausteine sind Vorlagen, die die typische Konstellation abbilden. Passe Platzhalter und Formulierungen an deinen Träger an und lass sie im Zweifel von deiner Datenschutzberatung prüfen. Die Vorlagen ersetzen keine Rechtsberatung.
- Wie lange dauert das Datenschutz-Onboarding insgesamt?
- Mit den Vorlagen typischerweise unter 30 Minuten: AVV digital unterzeichnen (wenige Minuten), Textbaustein in die Datenschutzerklärung übernehmen, Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis kopieren, Datenschutz-URL in den Einstellungen hinterlegen. Danach kannst du direkt deinen ersten Antrag anlegen.
Schritt 1 wartet schon
der AVV
Unterzeichne den Auftragsverarbeitungsvertrag direkt in Bewillo: digital im Browser, in wenigen Minuten erledigt. Bei Fragen zum Datenschutz-Setup hilft dir unser Support.